○下北地域広域行政事務組合文書取扱規程
平成元年３月31日訓令甲第８号
下北地域広域行政事務組合文書取扱規程
目次
第１章　総則（第１条―第11条）
第２章　収受（第12条―第19条）
第３章　起案（第20条―第23条）
第４章　決裁及び合議（第24条―第30条）
第５章　浄書及び公印（第31条・第32条）
第６章　発送（第33条―第38条）
第７章　文書の整理（第39条）
第８章　保存及び廃棄（第40条―第52条）
第９章　雑則（第53条）
第10章　補則（第54条）
附則
第１章　総則
（目的）
第１条　この規程は、下北地域広域行政事務組合における文書取扱を迅速かつ確実に行い、合わせてその取扱基準を定め、事務処理の合理化を図ることを目的とする。
（適用範囲）
第２条　下北地域広域行政事務組合における文書取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
（文書主義）
第３条　事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。
（定義）
第４条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(２)　所属長　規則第５条第１項及び第10条第１項に規定する課長をいう。
(３)　課長補佐　規則第６条第１項及び第10条第３項に規定する課長補佐をいう。
(４)　係長　規則第５条第１項に規定する係長をいう。
(５)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真及び電磁的記録（電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によって認識することができないものをいう。以下同じ。）であって、職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。
(６)　電子文書　電気通信回線を利用して送受信される文書をいう。
(７)　決裁　管理者若しくはその委任を受けた者又は決裁権者（下北地域広域行政事務組合事務局及び施設関係機関事務専決代決規程（平成元年下北地域広域行政事務組合訓令甲第５号。以下「専決代決規程」という。）の規定により専決権又は代決権を有する者をいう。以下同じ。）がその権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
(８)　専決　専決代決規程第５条から第９条までに定める事務について決裁することをいう。
(９)　代決　専決代決規程第13条から第17条までに定める事務について決裁することをいう。
(10)　決定　決裁に至るまでの手続過程において、決裁権者以外の者がその意思を決定することをいう。
(11)　回議　決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、文書をその権限あるものに回付することをいう。
(12)　合議　決裁を受けるべき事案が２以上の課等に関連があるとき、その承認を受けるため順次関係課に回議することをいう。
(13)　到着文書　郵便その他の経路で課に到着した文書をいう。
(14)　収受文書　到着文書を課が受領し、その文書に受付印を押し、必要な登録をして文書の到着を確認する手続を終えたものをいう。
(15)　起案文書　事案の処理についての原案を記載した文書をいう。
(16)　完結文書　決裁を要する文書で、所定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理を完結したものをいう。
(17)　懸案文書　収受文書及び起案文書で、処理の終わらないものをいう。
(18)　保存文書　完結文書を課において保存するものをいう。
(19)　廃棄文書　保存文書で、保存年限を経過したとき、課において廃棄するものをいう。
(20)　編集簿冊　文書分類表に基づき分類、整理し、かつ、別に定める簿冊名称の区分ごとに編集された簿冊をいう。
（文書の種類）
第５条　文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。
２　法規文書の区分は、次のとおりとする。
(１)　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条の規定により制定するもの
(２)　規則　地方自治法第15条の規定により制定するもの
３　令達文書の区分は、次のとおりとする。
(１)　訓令甲　権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員の全部及び一部に対して命令し、公表するもの
(２)　訓令乙　権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員の一部に対して命令し、公表しないもの
(３)　内訓　所属の職員に対し、機密の事項を命ずるもの
(４)　達　特定の団体又は個人に対して特定の事項について一方的に指示し、又は命令するもの
(５)　指令　特定の団体又は個人からの申請若しくは出頭に対し、権限に基づいて許可、認可、承認をし、又は指示命令するもの
(６)　辞令　職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの
４　公示文書の区分は、次のとおりとする。
(１)　告示　一定の事項を権限又は法令に基づき広く一般に周知させるために公示するもの
(２)　公告　一定の事実について公表し、広く一般に周知させるため公示するもの
５　一般文書の区分は、次のとおりとする。
(１)　通達　法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目等に関する事項について所属の機関又はその職員に対して指示し、又は命令するもの
(２)　依命通達　上司から命令を受けて特定事項を自己の名で述べるもの
(３)　上申　上司又は上部官庁に対して意見又は事実を述べるもの
(４)　内申　上申のうち、機密に属するもので、主として部内の人事関係事項について述べるもの
(５)　諮問　一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
(６)　答申　諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
(７)　通知　一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの
(８)　依頼　一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの
(９)　送付　特定の相手方に対して物品又は書類を送付するもの
(10)　報告　ある事実について、その経過等を上司又は上部の機関に知らせるもの
(11)　照会　相手方に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの
(12)　回答　照会、依頼又は協議に対して答えるもの
(13)　進達　個人及び団体等から受理した書類又は組合が提出すべき申請書類等を上部機関に差し出すもの
(14)　副申　進達する文書に意見を添えるもの
(15)　申請　許可、認可、承認、指令等一定の行為を請求するもの
(16)　願　一定の事項を願い出るもの
(17)　届　一定の事項を届け出るもの
(18)　許可　一般的に禁止されている行為を特定の場合に解除するもの
(19)　陳情　特定の事項につき、実情を訴え必要な措置を求めるもの
(20)　建議　行政機関その他の関係機関に対して意見又は希望を申し出るもの
(21)　協議　相手方の同意を求めるもの
(22)　伺　特定の事項につき上司の意思決定を求めるもの
(23)　嘱託　特定の相手方に対して事務処理、その他特定事項を依頼するもの
(24)　復命　上司から命ぜられた用務の経過、内容及び結果について報告するもの
(25)　供覧　上司の閲覧に供するもの
(26)　回覧　相互に見せ合うもの
(27)　証明　特定の事項又は法律関係の存在を公に証するもの
(28)　議案　議会又は委員会に対して議決を求めるもの
(29)　その他　式辞、祝辞、弔辞等の文書、案内状、礼状等の簡易文書、審査請求書、訴訟関係文書、その他請求書、意見書、表彰状、感謝状、申込書、見積書、契約書、受領書等の類で前各号に掲げる以外のもの
（決裁）
第６条　事務の処理は、別に定めるものを除くほか、第10条に定める文書取扱者を経て職制の順に回付し、決裁を受けなければならない。
２　決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。
（帳票等）
第７条　事務の取扱いに使用する帳票等の種類及び様式は、別表第１のとおりとする。
（文書主管課）
第８条　文書の収受、発送、配布及び完結文書の保存は、課で行うものとする。
２　所属長は、文書事務に関して全般を指導総括するものとする。
（課における文書処理の原則）
第９条　課における文書の処理は、所属長総括のもとに絶えず文書の迅速な処理に留意して行い、事案が完結するまでその経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを完全にしなければならない。
（文書取扱者）
第10条　文書事務運営の中枢的役割を果たすため、課に文書取扱者を置く。
２　文書取扱者は、所属長が職員のうちから指名する。
３　文書取扱者は、上司の命を受けて、その課における次に掲げる事務を処理しなければならない。
(１)　文書の受領、発送及び整理に関すること。
(２)　文書事務の促進に関すること。
(３)　文書の保管及び引継ぎに関すること。
(４)　ファイリングキャビネット（以下「キャビネット」という。）の管理に関すること。
(５)　カードラックの整理及び管理に関すること。
４　文書取扱者が不在のときは、所属長があらかじめ指定した職員が前項に掲げる事務を処理しなければならない。
（文書分類表、分類番号及び文書番号）
第11条　すべての文書には、文書類基本分類表（別表第２及び別表第２の２）に基づく番号（以下「分類番号」という。）と会計年度による一連番号（以下「文書番号」という。）及び課の記号（別表第３）を記入しなければならない。ただし、一連の関係文書は、同一番号とする。
第２章　収受
（到着文書の処理）
第12条　到着文書は、文書取扱者において収受し、次の各号に掲げる方法により処理しなければならない。この場合において、複雑な事項で分掌所属の明瞭でないときは、事務局長がこれを定める。
(１)　到着文書は、次に掲げるものを除き、文書取扱者が全て開封し、その右上部余白に受付印（様式第１号）を押し、左上部に文書処理カード（様式第２号）を貼付し、文書整理カード（様式第３号）を記入する。ただし、軽易な文書は、分類番号、文書番号及び文書整理カードを省略することができる。
ア　親展及び秘扱いの表示のあるもの
イ　職員の個人あてのもの
ウ　郵便法（昭和22年法律第165号）第21条に規定する第２種郵便物及び同法第22条に規定する第３種郵便物
(２)　電子文書のうち、紙に出力されたものについては、前号の例により処理するものとする。
(３)　親展及び書留文書は、封筒の表面上部に受付印を押し、親展、書留文書収受簿（様式第４号）に所要事項を記載する。
(４)　金券、有価証券等を添付した文書で、国庫支出金、県支出金、使用料等の領収行為をなすものにあっては、金券収受簿（様式第５号）に所要事項を記入のうえ、会計管理者に送付し、受領印を受けなければならない。
(５)　送金を受けることにより謄抄本、証明書等の交付を必要とするものにあっては、現金、切手収受簿（様式第６号）に所要事項を記入のうえ、会計管理者に送付し、受領印を受けなければならない。
(６)　小包及び小荷物は、右上部に受付印を押し、受取証をおおむね６月保管するものとする。
(７)　到着文書中各種工事の請負契約書には、受付印を押してはならない。
(８)　勤務時間外の到着文書は、宿日直者が受領し、次により処理しなければならない。
ア　受領した文書は、親展、書留、速達、普通文書、その他に区分し、宿日直文書物品収受簿（様式第９号）に所要事項を記入し、次の執務時間開始と同時に文書取扱者に引き継ぎ受領を受ける。
イ　電報、速達、急を要する文書は、開封して、内容を確認し、関係所属長に連絡のうえ、指示を受ける。また、管理者あての親展電報又は至急電報は、直ちに送致する。
ウ　受領した文書、金券、その他の物品は、厳重に保管し、休日が２日以上続いた場合は、宿日直ごとに結束して前者から後者に引き継ぎする。
（受付の際の事故文書等の処理）
第13条　料金の不足又は未納の郵便物について所属長がその必要を認めたものに限り、その料金を支払い、これを受け取ることができる。
２　誤って送られてきた文書があった場合、文書取扱者は正当な宛先に転送しなければならない。
３　文書の返戻には、附箋用紙（様式第10号）を用いるものとする。
（文書整理カードの目的）
第14条　文書整理カードは、文書の適正な管理を行うものである。
（文書整理カードの作成）
第15条　文書整理カードは、文書取扱者が作成する。
２　文書整理カードは、分類番号、文書番号、文書件名、発信者、受信者、受付年月日及び保存年を記載する。
３　文書整理カードは、当該様式への記入のほか、所属所のパーソナルコンピューターへ入力する等適宜の方法を利用することができる。
（文書の処理）
第16条　文書取扱者は、文書に貼付してある文書処理カードの受領日時欄に所要事項を記入し、直ちに所属長の査閲に供しなければならない。
（文書処理カードの目的）
第17条　文書処理カードは、文書処理の経過を明らかにするものである。
（文書処理カードの記入及び指示）
第18条　所属長は、文書を査閲し、所属長自ら処理するものを除き、文書処理カードに次の各号により処理に必要な指示事項を記入のうえ、課長補佐又は担当係長に指示し回付しなければならない。ただし、管理者又は事務局長の指示を求める必要がある場合は、その指示を受けた後に文書処理カードに必要な事項を記入するものとする。
(１)　決裁の区分を明確に指示すること。
(２)　担当を明確に指示すること。
(３)　回答の必要欄の要・不要を○で囲み指示すること。
(４)　処理期日について明確に指示すること。
(５)　他の所属所と合議を必要とする場合は、その所属所名を明確に指示すること。
(６)　処理の大要を指示すること。
２　上司から回付を受けた担当係長は、上司の指示に基づき次の各号により担当者に指示し文書を回付しなければならない。
(１)　担当者を明確に指示すること。
(２)　参考資料等他課から収集の必要があると認められる場合は、その旨を記入のうえ指示すること。
３　担当者は、上司の指示事項により処理する。ただし、期日内に処理することが困難と認められるものは、所属長の承認を得て延長することができる。
（文書の特別処理）
第19条　文書中重要かつ緊急を要するもので、管理者の指示によりその処理を明らかにすべきであると認めたものは、その文書を携行のうえ、事務局長又は所属長自ら管理者の指示を受けなければならない。
第３章　起案
（起案）
第20条　文書の起案は、伺書（様式第11号、様式第12号及び様式第13号）又は報告書（様式第14号、様式第15号及び様式第16号）を用い、次の各号に定める事項に留意し、具体的に、かつ、要領よく作成しなければならない。
(１)　決裁区分欄の該当欄個所に○印を付し、不用となる上司の決裁印欄は斜線で抹消すること。
(２)　起案年月日、課、係及び氏名を記入すること。
(３)　一事案ごとに作成し、件名はできるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(４)　予算を伴う場合は、予算支出科目と所要額を記入すること。
(５)　用語は、原則として口語体を用い漢字は努めて常用漢字を用いること。
(６)　収受文書のうち起案を要するものは、当該文書を添付すること。
(７)　起案の経過を分かりやすくするため、必要に応じ参考資料等を添付すること。
(８)　合議を要するものは、合議欄に関係の深い所属所から順次記入すること。
(９)　発送を要するものは、文書事務手続欄に所要事項を記入すること。
２　秘密又は親展としなければならない文書には、「秘」又は「親展」と表示し、他に漏れのないように取扱わなければならない。
３　電子文書として発信する文書については、起案用紙にその旨を表記しなければならない。
（法規文書の登録）
第21条　法規文書、令達文書（辞令を除く。）及び公示文書は、すべて公布簿（様式第17号）に登録し、番号を付さなければならない。
２　公布簿は、総務課に備え付け、種類ごとに暦年により一連番号を付する。
（起案文書の登録）
第21条の２　起案文書は、文書取扱者に回付し、文書取扱者は文書整理カードを作成し、起案文書の記録欄に押印しなければならない。ただし、第12条第１号の規定により既に作成してあるものについては、この限りでない。
（文書の照査）
第22条　前条の規定により文書取扱者に回付された文書は、文書整理カード作成前又は浄書前に文書の照査を受けなければならない。
２　前項の照査は、次の各号に重点を置いて行い、訂正することにより文意を変えてはならない。
(１)　書式及び文体
(２)　用語及び用字
(３)　登録番号及び保存年限
３　前項により訂正すべき箇所が多くある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。
（ファクシミリによる受信）
第23条　ファクシミリによる事務連絡及び通知を受けた場合は、速やかに主管所属長又は担当者に回付しなければならない。
２　主管所属長又は担当者は、回付されたファクシミリ受信文書がその内容により一般文書の取扱いをしなければならないと判断したものについては、文書取扱者に回付しなければならない。
３　文書取扱者は、一般文書とみなし回付されたものは、収受文書として処理するものとする。
第４章　決裁及び合議
（決裁の区分）
第24条　決裁の区分は、専決代決規程に定めるところによる。
（起案文書の回議）
第25条　起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次その決裁権限を有するものに回議し、決裁を受けなければならない。
（合議）
第26条　他の所属所に関係のある起案文書は、主管所属長の決裁を経た後、その関係所属長に合議しなければならない。
２　合議の順序は、関連の深い所属長から順次関係所属長へ回議しなければならない。この場合において、事務局内の課に合議する場合は、その合議後に事務局長の決定を得るものとする。
３　前項の合議を要する起案文書について所属長の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、事務局長において双方の意見を調整して上司の指示を受けるものとする。
４　起案文書の回議を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その加筆又は訂正をした者が当該加筆又は訂正の箇所に認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外等にその理由を記載しなければならない。ただし、その加筆又は訂正が記載事項に変更を生じない場合は、認印を省略することができる。
５　合議を要する起案文書は、直ちに処理しなければならない。ただし、検討に日時を要する場合は、あらかじめその理由及び所要日時を主管所属長及び文書取扱者に連絡しなければならない。
６　緊急を要するもの、又は合議を要する課の多い場合は、会議をもって合議することができる。
７　合議を経た起案文書について、その内容に重要な変更を加え、又は廃案となったときは、速やかに当該起案文書を合議先に回付し、又はその旨を通知しなければならない。
（合議の特例）
第27条　次の各号のいずれかに該当する文書は、所属長の決裁後事務局長に合議しなければならない。
(１)　令達文書（指令を除く。）及び通達事案
(２)　下北地域広域行政事務組合議会に提出する議案
(３)　条例、規則等の制定又は改廃に関する事案
(４)　法令、例規の解釈又は適用の方法に関する事案
(５)　その他組合行政に重大な影響を及ぼす事案
２　前項第２号及び第３号に該当する文書は、その事務が完了したときは、直ちに総務課に引き継がなければならない。
（決裁の方法）
第28条　管理者の決裁を受けようとするときは、次項により処理するものを除き、所属長において集中的に行い、その促進を図るものとする。
２　合議を要する起案文書で、緊急に処理を要するもの、又は詳細な説明を要するものは、前項の規定にかかわらず、担当者又は当該主管課の職員（詳細な説明を要するものは、その内容を説明できる者に限る。）が合議書類を持ち回りして決裁を受けなければならない。
３　合議を要する起案文書で、重要又は秘密に属するものは、前項の規定にかかわらず、原則として所属長が自ら持ち回りして決裁を受けなければならない。
（後閲）
第29条　起案文書で上司不在のため代決したものは、上司在庁の際その文書を後閲に供しなければならない。
（決裁年月日）
第30条　起案文書で決裁の終わったものは、起案者又は持ち回りして決裁を受けた者が決裁年月日を記入する。
第５章　浄書及び公印
（浄書の方法）
第31条　浄書を要する文書は、原則として担当者において行うものとする。
（発送文書の公印等）
第32条　発送を要する文書（以下「発送文書」という。）は、全て公印及び契印を押印するものとする。ただし、当該発送文書が軽易な一般文書であると所属長が認めるものであって印刷又は謄写に付したもの及び、電気通信回線を利用することが求められているもの若しくは所属長が認める電子文書であるときは公印及び契印の押印を、契約書、感謝状、書簡等の一般文書、電子計算組織の利用に係る文書及び公印の印影刷込文書であるときは契印の押印を省略することができる。
２　前項の規定により公印を使用した場合は、伺書又は報告書の当該欄に公印を使用した者が認印し、その責任を明確にしなければならない。
第６章　発送
（発信）
第33条　文書の発信は、管理者名を用いる。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては事務局長名若しくは所属長名又は課名若しくは係名を用いることができる。
（発送日及び日付）
第34条　発送日及び発送文書中の日付は、原則として文書取扱者に回付された日とする。ただし、これにより難いときは、その翌日発送するものとする。
（発送の方法）
第35条　発送文書は、郵送その他の方法により文書取扱者がこれを行う。
２　郵送は、日本郵便株式会社が発行する郵便切手又は郵便はがきを使用することができる。
３　前項に掲げるもののほか、郵便料金計器での処理又は料金後納扱いができることとし、料金後納扱いによる場合は、郵便物に料金後納郵便印を押印する。
４　郵便切手又は郵便はがきを使用して発送する場合は、郵便切手受払簿（様式第19号）に所要事項を記入する。
５　小包その他特殊の包装を必要とする文書及び物品は、担当者において包装するものとする。
（発送手続）
第36条　決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる手続を経て文書取扱者へ回付しなければならない。
(１)　担当者は、伺書の発送欄に発送年月日を記入すること。
(２)　担当者は、発送する文書を、宛先を明記した封筒に入れる等の処理を行うこと。
(３)　担当者は、書留等特殊な扱いを要するものにあっては、封筒にその旨表示すること。
(４)　担当者は、料金後納扱いによる場合にあっては、郵便差出カード（様式第21号）に所要事項を記入すること。
第37条　文書取扱者は、前条の規定により発送文書（料金後納扱いによるものに限る。）の回付を受けたときは、次の各号に掲げる手続を経て発送しなければならない。
(１)　発送文書の数量を確認し、郵便差出カードと照合すること。
(２)　発送種別ごとに区分すること。
(３)　発送物の量目及び料金を確認すること。
（電子文書の送信）
第37条の２　電子文書は、電気通信回線を利用することが求められているもの若しくは所管課長が認めるものに限り、電気通信回線により送信することができる。この場合において、電子文書本文に決裁を受けた文書を電子文書として添付することにより行うものとする。
（料金節減の取扱）
第38条　文書又は物品を郵送するときは、各種の取扱いを比較し、最低の料金で発送するよう努めなければならない。
第７章　文書の整理
（文書の整理）
第39条　文書取扱者は、各担当者と互いに協力し、課の未完結文書を常に整理しておかなければならない。
２　懸案文書は、個人ごとの懸案ホルダーにファイルして、退庁に際し各課のキャビネットに格納し、担当職員が不在の場合においても、常にその事務処理状況を明らかにしておかなければならない。
３　懸案文書は、滞らせることなく早急に処理するよう努めなければならない。
第８章　保存及び廃棄
（文書の保存）
第40条　文書は、全て登録番号により課において保存する。
２　担当者は、完結文書を直ちに文書取扱者に回付しなければならない。
３　文書取扱者は、回付された完結文書の登録番号及び保存年等確認のうえ、文書分類ごとフォルダーに入れキャビネットに格納しなければならない。この場合において、文書整理カードには保存年月日及び廃棄年月を記入し、保存文書の索引に用いる。
４　電子文書として受信又は発信した文書は、所属において指定するパーソナルコンピュータ内にフォルダを作成し、文書取扱者が保存期間満了まで保管するものとする。
５　登録外文書のうち保存を必要とするものは、登録文書と別にフォルダを作成し保存する。
（保存年限）
第41条　文書の保存年限は、法令その他に定めのあるもののほか、30年、10年、５年及び１年の４区分とし、保存年限の各区分の基準は、次条に定めるところによる。
２　保存年限は、文書完結の属する年度の翌年度の初日から起算する。
（保存年度の各区分の基準）
第42条　30年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(１)　条例、規則その他例規原議文書
(２)　重要な事業計画及びその実施に関する文書
(３)　組合議会の会議録、議決書等重要文書
(４)　所轄行政庁の令達、通達その他で特に重要な文書
(５)　不服申立及び訴訟に関する文書
(６)　重要な契約書
(７)　任免、賞罰に関する重要文書
(８)　財産、公の施設及び組合債に関する重要文書
(９)　事務引継ぎに関する重要書類
(10)　その他重要にして30年保存の必要のあると認める文書
２　10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(１)　金銭の支払いに関する証拠書類
(２)　行政執行上必要な統計資料
(３)　その他10年保存の必要があると認めたもの
３　５年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(１)　主な行政事務の施策に関する文書
(２)　行政執行上参考となる統計資料
(３)　金銭出納に関する文書
(４)　その他５年保存の必要があると認める文書
４　１年に属するものは、30年、10年及び５年に属しない文書とする。
（キャビネット）
第43条　キャビネットは、１年保存用と５年保存用の２種類を課に備え付け、文書を格納する前に次のとおりガイド及びフォルダーを備え付ける。
(１)　第１ガイドに大、中、小分類番号及び中分類の名称を記入すること。
(２)　第２ガイドに大、中、小分類番号及び小分類の名称を記入すること。
(３)　フォルダーには大、中、小分類番号と文書番号を記入すること。
(４)　キャビネット内のガイド及びフォルダーの配列要領は分類番号の順に手前から奥に向かって配列すること。
（保存方法）
第44条　文書取扱者は、完結文書の回付を受けたときは、その文書の属するキャビネットのフォルダーに次の各号により格納する。
(１)　フォルダーに格納する文書は、分類番号、文書番号順に並べ、分類番号及び文書番号が同一のものは施行月日の早いものから配列すること。
(２)　一つのフォルダーに格納する書類の量は、おおむね厚さ５センチメートルまでとし、それ以上になるときは適宜分割して格納すること。
２　保存文書は、次の各号に定める区分により保存する。
(１)　１年保存文書は、１年保存用キャビネットにおいて、１年間保存すること。
(２)　５年保存文書は、１年保存用キャビネットにおいて、１年間保存した後、５年保存用キャビネットに移し替えて、年度区分により４年間保存すること。
(３)　10年間保存文書は、１年保存用キャビネットにおいて１年間保存した後、５年保存用キャビネットに移し替えて、年度区分により４年間保存し、その後は書庫において５年間保存すること。
(４)　30年保存文書は、１年保存用キャビネットにおいて１年間保存した後、５年保存用キャビネットに移し替えて、年度区分により４年間保存し、その後は書庫において30年保存すること。
（保存文書の編集）
第45条　保存文書の編集は、全て次の各号により文書取扱者において行う。
(１)　編集した保存文書は、書庫において保存すること。
(２)　編集は、会計年度をもって行うこと。
(３)　編集を要する文書は、分類番号ごとの保存年限別にすること。
(４)　分類が２以上に関する文書は、主題が最も関係の深い分類にすること。
(５)　編集簿冊の厚さは、１冊５センチメートルを限度とし、これを超えるものは分冊すること。
(６)　文書に附属する図面、写真、帳簿等で文書とともに編集することができないものは、別に袋に収容すること。
(７)　編集した簿冊の表紙（様式第24号）及び背表紙（様式第25号）に年度、名称及び課名、保存年限を記入すること。
(８)　編集を終えた簿冊は、文書保存カード（様式第26号）に記入すること。
（文書の収蔵）
第46条　文書取扱者において編集し終わった簿冊は、所属長の査閲を受けた後、書庫に収蔵しなければならない。
２　書庫内の書棚は、常に閲覧しやすいようにしておかなければならない。
（保存文書の管理）
第47条　保存文書は、所属長が管理する。
２　保存文書は常に整理し、重要なものは天災、地変に際して直ちに持ち出せる状態にしておくとともに、紛失、盗難等の予防を完全にしなければならない。
３　所属長は、毎年文書保存カードによって保存文書を照合しなければならない。
（保存文書の貸出し）
第48条　保存文書を借用する場合は、保存文書貸出カード（様式第28号）に所要事項を記入して、文書取扱者に申し出なければならない。
２　貸出期間は、原則として３日以内とする。ただし、文書取扱者の承認を得たときは、この期間を延長することができる。
（転貸の禁止等）
第49条　前条の規定により保存文書を借用した者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外の持ち出しについては、所属長の承認を得たときは、この限りでない。
（保存文書の開示等）
第50条　所属長は、職員以外の者から保存文書の閲覧を求められたときは、下北地域広域行政事務組合情報公開条例（平成11年下北地域広域行政事務組合条例第１号）の規程に基づき、必要な書面の提出を求め、開示の決定をするものとする。
２　所属長は、法令の規定に基づき他の官公署に対して保存文書を提出しなければならない場合若しくはこれに準ずる場合又は下北地域広域行政事務組合を当事者とする訴訟の遂行上保存文書を証拠物として提出する必要がある場合は、保存文書庁外持出書（様式第29号）により、所属長の承認を得てこれを庁外に持ち出すことができる。
（保存文書の廃棄等）
第51条　所属長は、保存文書で保存年限を経過したものについては、廃棄処分するものとする。
２　所属長は、前項に掲げるもののうち保存の必要があると認める文書については、更に必要な保存期間を定めて、これを保存することができる。
３　所属長は、定期的に保存年限を経過しない保存文書又は30年保存の保存文書を調査し、保存年限を短縮し、又は保存の必要がないと認めるものについては、廃棄処分することができる。
４　第１項及び前項の規定により廃棄処分した場合には、文書整理カードに廃棄した旨を明記しておかなければならない。
５　登録外文書の廃棄については、課において適宜廃棄する。
（廃棄文書の処理方法）
第52条　所属長は、前条の規定により、廃棄処分しようとするときは、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のある内容が記載されているもの、又は印章を悪用されるおそれのあるものについては、削除、裁断、焼却、消去その他適切な方法により処理しなければならない。
第９章　雑則
（文書発送日計）
第53条　発送した郵便物及び宅配小包等の数を明らかにするため、文書取扱者は文書収発日計表（様式第30号）を作成し、即日これを記入しなければならない。
第10章　補則
（消防機関の文書取扱い）
第54条　下北地域広域行政事務組合消防本部、消防署、消防分署における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。
２　前項の規定にかかわらず、消防長は、あらかじめ管理者の承認を得て文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。
附　則
１　この規程は、平成元年４月１日から施行する。
２　この規程の施行の際現に有する帳票類については、所要の調整をして使用することができる。
附　則（平成４年４月１日訓令甲第４号）
この規程は、平成４年４月１日から施行する。
附　則（平成10年３月27日訓令甲第４号）
１　この訓令は、平成10年４月１日から施行する。
２　この規程の施行の際現に有する帳票類については、所要の調整をして使用することができる。
附　則（平成12年12月14日訓令甲第７号）
この訓令は、公表の日から施行する。
附　則（平成15年４月１日訓令甲第８号）
この訓令は、平成15年４月１日から施行する。
附　則（平成20年３月26日訓令甲第１号）
この訓令は、公表の日から施行する。
附　則（平成20年３月31日訓令甲第９号）
この訓令は、平成20年４月１日から施行する。
附　則（平成21年３月31日訓令甲第10号）
この訓令は、平成21年４月１日から施行する。
附　則（平成22年３月25日訓令甲第３号）
この訓令は、平成22年４月１日から施行する。
附　則（平成24年３月28日訓令甲第１号）
この訓令は、平成24年４月１日から施行する。
附　則（平成25年３月28日訓令甲第４号抄）
１　この訓令は、平成25年４月１日から施行する。
附　則（平成28年３月25日訓令甲第２号）
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附　則（平成29年３月24日訓令甲第８号）
この訓令は、平成29年４月１日から施行する。
附　則（令和２年３月27日訓令甲第３号）
この訓令は、令和２年４月１日から施行する。
附　則（令和２年９月30日訓令甲第８号）
この訓令は、令和２年10月１日から施行する。
附　則（令和３年３月26日訓令甲第５号）
この訓令は、令和３年４月１日から施行する。
附　則（令和４年３月31日訓令甲第３号）
（施行期日）
１　この訓令は、令和４年４月１日から施行する。
（下北地域広域行政事務組合事務局及び施設関係機関事務専決代決規程の一部改正）
２　下北地域広域行政事務組合事務局及び施設関係機関事務専決代決規程（平成元年下北地域広域行政事務組合訓令甲第５号）の一部を次のように改正する。
（次のよう略）
（下北地域広域行政事務組合庁議に関する規程の一部改正）
３　下北地域広域行政事務組合庁議に関する規程（平成26年下北地域広域行政事務組合訓令甲第17号）に関する規程の一部を次のように改正する。
（次のよう略）
附　則（令和５年３月30日訓令甲第２号）
この訓令は、令和５年４月１日から施行する。
附　則（令和６年３月22日訓令甲第３号）
この規則は、令和６年４月１日から施行する。
別表第１（第７条関係）
帳票等の種類及び様式

１　受付印

様式第１号

２　文書処理カード

様式第２号

３　文書整理カード

様式第３号

４　親展、書留文書収受簿

様式第４号

５　金券収受簿

様式第５号

６　現金、切手収受簿

様式第６号

７　削除


８　削除


９　宿日直文書物品収受簿

様式第９号

10　附箋用紙

様式第10号

11　伺書（一般用）

様式第11号

12　伺書（工事用）

様式第12号

13　伺書（物品用）

様式第13号

14　報告書（一般用）

様式第14号

15　報告書（工事用）

様式第15号

16　報告書（物品用）

様式第16号

17　公布簿

様式第17号

18　削除


19　郵便切手受払簿

様式第19号

20　削除


21　郵便差出カード

様式第21号

22　削除


23　削除


24　編集簿冊表紙

様式第24号

25　編集簿冊背表紙

様式第25号

26　文書保存カード

様式第26号

27　文書件名簿

様式第27号

28　保存文書貸出カード

様式第28号

29　保存文書庁外持出書

様式第29号

30　文書収発日計表

様式第30号

別表第２（第11条関係）
文書類基本分類表

中分類

０

１

２

３

４

５

６

７

８

大分類

０

総務

庶務

組織運営

文書

広報広聴

統計

監査

訴願訴訟



１

人事

庶務

要員

任免

服務

給与

労務

研修

厚生


２

財務

庶務

予算

決算

出納

財産

組合債




３

用品

庶務

事務用備品

事務用消耗品

事務用機器具

燃料

原材料




４

民生

庶務

援護救護








５

清掃

庶務

し尿処理

じん芥処理







６

消防

庶務

予防

警防

消防署

消防分署





７

監査

監査事務









０　総務編

小分類

０

１

２

３

４

５

中分類

０

庶務

諸務

組合行政

儀式褒章

庁内取締管理

外部団体


１

組織運営

諸務

法令例規

職制

総合企画

連絡調整

事務管理

２

文書

諸務

公印

整理保存




３

広報広聴

諸務

広報活動

陳情等




４

統計

諸務

各種統計





５

監査

諸務

出納検査

審査




６

訴願訴訟

諸務

訴願訴訟

賠償




１　人事編

小分類

０

１

２

３

４

５

６

７

８

中分類

０

庶務

諸務









１

要員

諸務

職階

要員計画







２

任免

諸務

採用

昇任昇格

配置異動

休復職

退職

資格



３

服務

諸務

勤務時間

身分

表彰

分限懲戒





４

給与

諸務

報酬給料諸手当

賃金







５

労務

諸務

公務災害

職員団体







６

研修

諸務

職員研修








７

厚生

諸務

共済

退職手当

町村会

健康管理

保険

被服貸与



２　財務編

小分類

０

１

２

３

４

５

６

７

８

中分類

０

庶務

諸務

財政計画

財政調査報告

財政公表






１

予算

諸務

当初予算編成

追加更正

執行管理






２

決算

諸務

作票

令達予算年計整理







３

出納

諸務

資金

支払

前渡金






４

財産

諸務

土地

建物

工作物

重要器具

有価証券




５

組合債

諸務

長期債

短期債







６











７











３　用品編

小分類

０

１

２

３

４

５

６

７

８

中分類

０

庶務

諸務

調達業者

用品調査

用品契約






１

事務用備品

諸務

購入

処分







２

事務用消耗品

諸務

購入








３

事務用機器品

諸務

購入

処分







４

燃料

諸務

購入

処分







５

原材料

諸務

購入

処分







６











７











４　民生編

小分類

０

１

２

３

４

５

６

７

８

中分類

０

庶務

諸務









１

知的障害児等

諸務

支援費・措置費

予算契約工事

計画方針行事

指導係庶務

生活指導・特別指導

作業指導・学習指導

保健給食


２











３











４











５











６











７











５　清掃編

小分類

０

１

２

３

４

５

６

７

８

中分類

０

庶務

諸務









１

し尿処理

諸務

業務計画

予算

工事

業務委託

施設管理

統計



２

じん芥処理

諸務

業務計画

予算

工事

業務委託

施設管理

統計



３











４











５











６











７











６　消防編

小分類

０

１

２

３

４

５

６

７

８

中分類

０

庶務

諸務









１

予防

諸務

防火管理

建築確認

危険物予防

消防用設備

査察




２

警防

諸務

消防

訓練礼式

原因調査

救急救助





３

消防署

諸務

消防

予防

教育

機関

通信

非常災害

救急救助


４

消防分署

諸務

消防

予防

教育

機関

通信

非常災害

救急救助


５











６











７











７　監査編

小分類

０

１

２

３

中分類

０

監査事務

諸務

出納検査

定期監査

決算審査

別表第２の２（第11条関係）
議会文書類分類表

小分類

０

１

２

３

４

中分類

０

庶務

諸務

議員

行政視察

表彰


１

法務

例規

法令




２

議会運営

議会

議案

請願・陳情

選挙

議事運営

別表第３（第11条関係）

課名

記号

議会

下行議

総務課

下行総

工事検査室

下行工

廃棄物施設課

下行廃

様式第１号（第12条関係）
様式第２号（第11条関係）
様式第３号（第12条関係）
様式第４号（第12条関係）
様式第５号（第12条関係）
様式第６号（第12条関係）
様式第７号　削除
様式第８号　削除
様式第９号（第12条関係）
様式第10号（第13条関係）
様式第11号（第20条関係）

様式第12号（第20条関係）

様式第13号（第20条関係）

様式第14号（第20条関係）

様式第15号（第20条関係）

様式第16号（第20条関係）

様式第17号（第21条関係）
様式第18号　削除
様式第19号（第35条関係）
様式第20号　削除
様式第21号（第36条関係）
様式第22号　削除
様式第23号　削除
様式第24号（第45条関係）
様式第25号（第45条関係）
様式第26号（第45条関係）
様式第27号（第47条関係）
様式第28号（第48条関係）
様式第29号（第50条関係）
様式第30号（第53条関係）