○下北地域広域行政事務組合職員の旧姓使用に関する取扱要綱
平成28年４月７日訓令甲第11号
下北地域広域行政事務組合職員の旧姓使用に関する取扱要綱
（趣旨）
第１条　この訓令は、職員の個性が尊重され、能力を発揮しやすい職場環境を整備するため、職員が婚姻、養子縁組その他の事由（以下「婚姻等」という。）により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き、婚姻等の前の戸籍上の氏（以下「旧姓」という。）を文書等に使用することについて必要な事項を定めるものとする。
（適用職員）
第２条　この訓令の規定は、下北地域広域行政事務組合の一般職に属する全ての職員（臨時的任用又は非常勤の職員（地方公務員法（昭和25年法律第261号）第28条の５第１項の規定による短時間勤務の再任用職員を除く。）を除く。）に適用する。
（手続）
第３条　職員は、本人の意思に基づき、この訓令に定める手続を経ることにより、別表に定める文書等に旧姓を使用することができる。
２　任命権者は、職務遂行上又は事務処理上、誤解又は混乱が生ずるおそれがあると認めるときは、旧姓の使用を承認しないことができる。
（責務）
第４条　職員は、旧姓の使用に当たっては、常に住民、関係機関、他の職員等に誤解又は混乱が生じないよう努めなければならない。
２　所属長は、旧姓の使用に関し適切な運用が図られるよう努めなければならない。
（申請等）
第５条　職員は、旧姓を使用しようとするときは、当該使用を開始する日の10日前までに、旧姓使用承認申請書（様式第１号）を、所属長を経由して任命権者に提出しなければならない。
２　任命権者は、前項の申請があったときは、その内容を確認の上、職務遂行上又は事務処理上支障がないと認めるときは、旧姓使用承認通知書（様式第２号。次条において「承認通知書」という。）により、所属長を経由して当該申請をした職員（以下「旧姓使用職員」という。）に通知するものとする。
（使用の中止）
第６条　旧姓使用職員が、旧姓の使用を中止しようとするときは、当該使用を中止する日の10日前までに、旧姓使用中止届（様式第３号）に承認通知書を添えて、所属長を経由して任命権者に提出しなければならない。
（文書等の提出要求）
第７条　任命権者は、第５条第１項の規定による申請又は前条の規定による届出があった場合において、特に必要があると認めるときは、当該職員に記載内容を確認することができる書面の提出を求めることができる。
（台帳への記載）
第８条　任命権者は、第５条第１項の規定による申請及び第６条の規定による届出に係る事項等について、旧姓使用職員台帳（様式第４号）により整理しなければならない。
（委任）
第９条　この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、別に定める。
附　則
この訓令は、公表の日から施行する。
別表（第３条関係）
旧姓を使用することができる文書等
(１)　単に氏名が記載されたもの
ア　名札及び名刺
イ　職員名簿、内線電話一覧及び職員配置表
ウ　庁内ＬＡＮへの登録
(２)　専ら組織内部で使用している文書等で事務処理上支障が生じないものもの
ア　事務分掌、組織編成表及び事務引継書
イ　回覧用紙、伺書、起案文書等
ウ　支出負担行為伺兼支出命令書、調定決定調書兼通知書等
エ　人事異動内示表、自己申告書等
オ　研究論文及び表彰等の氏名
カ　職場での呼称
(３)　職員の権利又は義務に関する文書等で、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがないもの
ア　旅行命令兼復命簿及び旅行復命書（旅費等が発生しない場合）
イ　休暇記録票、時間外勤務命令簿、週休日の振替等命令兼代休日指定簿等
ウ　病気休暇承認申請書、育児休業承認請求書等
エ　職務に専念する義務の免除申請書等
(４)　前３号に掲げるもののほか、法令等に基づかないで作成する文書等であって、旧姓を使用することにより職務遂行又は事務処理等が円滑に行われると所属長が認める軽易なもの
旧姓を使用することができない文書等
(１)　職員の身分、権利又は義務に関係する文書等で、旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがあるもの
ア　辞令
イ　市町村職員共済組合、退職手当組合等に係る書類（組合員証を含む。）
ウ　健康診断関係に係る書類
エ　在職証明等各種証明願い
(２)　公権力の行使を伴うもの等で、職及び氏名を明らかにする必要があるもの
ア　法律及び条例に基づく立入検査証等
イ　その他これらに類するもの
(３)　行政処分及び行政指導等に関するもの
ア　文書等の発信者氏名
イ　その他職員の身分により行う対外的な行政行為に係る文書等
(４)　税の源泉徴収又は銀行口座の氏名等との整合性を図る必要があるもの
ア　給与等関係の届出及び報告文書等
イ　支出命令の請求者の氏名及び印
ウ　会計管理者名での文書等の発信者氏名
(５)　法令等により認められないもの
ア　給与の源泉徴収票
イ　採用及び退職関係書類
戸籍上の氏及び旧姓を併記して使用する文書等
(１)　戸籍上の氏と旧姓との関連を証明するためのもの
ア　身分証明書（職員証）
イ　人事記録カード等
ウ　その他併記することが必要と認められる書類
(２)　債務の確認を要するもの
ア　前渡資金取扱者氏名
イ　支出命令等の受領者名
様式第１号（第５条関係）
様式第２号（第５条関係）
様式第３号（第６条関係）
様式第４号（第８条関係）