○下北地域広域行政事務組合特定個人情報取扱規程
平成27年12月25日訓令甲第８号
下北地域広域行政事務組合特定個人情報取扱規程
（趣旨）
第１条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。）及び下北地域広域行政事務組合個人情報保護条例（平成27年下北地域広域行政事務組合条例第５号。以下「条例」という。）に定められた個人番号及び特定個人情報の取扱い並びに保護措置等に係る規定の趣旨に基づき、下北地域広域行政事務組合（以下「組合」という。）の保有する個人番号及び特定個人情報（以下「保有特定個人情報」という。）の適正な取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程における用語の意義は、番号利用法第２条及び条例第２条の定めるところによる。
（管理体制）
第３条 組合における保有特定個人情報の適正な取扱いを推進するため、事務局に総括保護管理者を置くこととし、事務局長の職にある者をもって充てる。
２ 保有特定個人情報を取り扱う所属に、保護管理者を置くこととし、所属長をもって充てる。
（総括保護管理者）
第４条 総括保護管理者は、保護管理者と協議の上、次に掲げる保有特定個人情報の適正な取扱いに関する事務を総括するものとする。
(１) 所属における保有特定個人情報の適正な運用管理に関する規程等の整備
(２) 保有特定個人情報の漏えいその他の緊急時における対応の実施
(３) 職員に対する保有特定個人情報の取扱いに係る教育研修の実施
（保護管理者）
第５条 保護管理者は、所属における保有特定個人情報の適切な運用管理を確保するため、次に掲げる組織体制を整備する。
(１) 職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(２) 保有特定個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損（以下「情報漏えい等」という。）の事案の発生又は兆候を職員が把握した場合の総括保護管理者等への報告連絡体制
(３) 保有特定個人情報の情報漏えい等事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(４) 保有特定個人情報を取り扱う事務に従事する職員並びに当該職員が取り扱う保有特定個人情報の範囲の指定
(５) 保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域の明確化、及び保有特定個人情報を取り扱う文書等又は電子計算機等の施錠による保管管理その他の物理的安全管理体制
(６) 保有特定個人情報を取り扱う情報システムを操作する職員の制限並びにアクセスする権限の制御その他技術的な安全管理体制
(７) 保有特定個人情報の取扱状況を記録する手段の整備
（教育研修）
第６条 総括保護管理者は、職員に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、保有特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
２ 総括保護管理者は、保護管理者及び保有特定個人情報を取り扱う事務に従事する職員に対し、組合における保有特定個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
３ 総括保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムの運用に関する事務に従事する職員に対し、管理、運用及びセキュリティ対策に関する必要な教育研修を行う。
４ 保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずる。
（職員の責務）
第７条 職員は、番号利用法及び条例の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報を適切に取り扱わなければならない。
２ 職員は、保有特定個人情報の情報漏えい等事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
３ 総括保護管理者及び保護管理者は、保有特定個人情報がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対して必要かつ適切な監督を行う。
（特定個人情報の取扱い）
第８条 組合における特定個人情報の取扱いは、番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合に限定する。
（個人番号の提供の求めの制限）
第９条 番号利用法第９条第３項に定める個人番号関係事務を処理するために必要な場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第10条 個人番号関係事務を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
（アクセス及び複製等の制限）
第11条 保護管理者は、保有特定個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
２ アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
３ 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
４ 職員が業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(１) 保有特定個人情報の複製
(２) 保有特定個人情報の送信
(３) 保有特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(４) その他保有特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
（訂正）
第12条 職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
（媒体の管理）
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を施錠可能な場所に保管する。
（廃棄等）
第14条 職員は、保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
２ 特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
（取扱状況の記録）
第15条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。
（業務の委託等）
第16条 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書等に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(１) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(２) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(３) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(４) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(５) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(６) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
２ 個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号利用法に基づき組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
３ 個人番号関係事務の全部又は一部の委託をする場合には、委託を受けた者において、組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
４ 委託先において、保有特定個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第１項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じ又は委託元自らが前項の措置を実施する。保有特定個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
５ 個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
６ 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等特定個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
（事案の報告及び再発防止措置）
第17条 特定個人情報の情報漏えい等事案の発生又は兆候を把握した場合は、別に定める特定個人情報の漏えい等事案が発生した場合の対応マニュアルにより、必要な措置を講ずる。
（点検）
第18条 保護管理者は、所属における保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
（評価及び見直し）
第19条 総括保護管理者及び保護管理者は、点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
（その他）
第20条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。
附 則
この規程は、平成28年１月１日から施行する。